A. Pengertian Dasar dan Tujuan
Pengolahan Data
1) Sistem pengolahan data adalah suatu
kesatuan yang saling berhubungan atau terintegrasi untuk membentuk suatu sistem
antara data, perangkat keras, perangkat lunak, prosedure pengolahan, dan tenaga
pelaksana. Lebih singkatnya sistem pengolahan data yaitu system yang melakukan
tugas mengolah data. sistem pengolahan data menghasilkan output/ informasi yang
akan digunakan oleh perorangan atau kelompok baik didalam mupun diluar
perusahaan.
2) Tujuan pengolahan data adalah untuk
menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date.
B. Tugas Pengolahan Data
Tanpa
memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven
computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan:
1) Pengumpulan
Data
Sepanjang
perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya,
tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut
melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.
2) Pengubahan
Data
Diperlukan untuk mengubah data untuk
mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan
data mencakup :
a. Pengklasifikasian. Elemen
data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk
mengidentifikasi dan mengelompokkan record.
b. Penyortiran. Record
disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain.
Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua
record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan
berada dalam urutan menurut tanggal.
c. Penkalkulasian. Operasi
aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen
data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam,
dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor.
d. Perekapitulasian. Ada
banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan
subtotal.
3) Penyimpanan
Data
Pada perusahaan kecil, ada ratusan
transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di perusahan yang lebih
besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh
detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau
printer Epson.
4) Pembuatan
Dokumen
Sistem
pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau
kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.
C. Contoh Sistem Pengolahan Data
Berikut ini beberapa contoh dari sistem pengolahan data:
1) Memenuhi Pesanan Pelanggan
Dalam diskripsi tiap sub sistem sebelumnya kita menggunakan
nomor dari DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram.
a. Entri pesanan (order entri)
a) Mengedit data pesanan
Perusahaan menggunakan from pemesanan penjualan sebagai suatu
cara yang terorganisir untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk mengolah
pesanan pelanggan.
b) Melakukan pengecekan kridit
Tujuanya adalah untuk menentukan apakah perusahaan ingin
melakukan bisnis dengan pelanggan atau tidak, salah satu cara untuk melakukan
pengecekan kredit adalah memasukan jumlah pesanan pada jumlah account
receivable.
c) Melakukan log in pesanan
Jika pesanan di terima maka kita masukan
deskripsi identivikasi singkat kedalam file order log dan menuliskan record
accepted order, yang akan menjadi input bagi sistem inventarisasi menandai
pesanan yang terpenuhi.
Ketiga langkah diatas membentuk hubungan berantai
mereka dihubungkan dengan arus
data, tanpa adanya keikutsertaan masalah penyimpangan data.
b. Inventarisasi
Kita telah menerima pesanan pelanggan. Sekarang kita harus
menentukan apakah kita dapat memenuhinya atau tidak.
a) Mengecek keseimbangan persediaan
Langkah pertama adalah mengecek keseimbangan atau neraca
persediaan untuk tiap item yang dipesan. Item record (record item) untuk item
yang dipesan dipanggil atau dibaca dari file inventori. Field neraca persediaan
dari record inventarisasi diperbandingkan dengan jumlah pesanan dari record
pesanan yang diterima untuk melihat apakah masih ada stok yang cukup untuk
memenuhi pesanan tersebut pesanan yang tidak dapat dipenuhi, beck order recor
dimasukan ke dalam field beck order.
b) Mengecek point pemesanan kembali
Kita harus mengecek untuk melihat apakah neraca persediaan yang
baru dapat memenuhi point pemesanan kembali. Setiap record item berisi field
poit pemesanan kembali recor point (point pemesanan kembali)adalah jumlah
inventarisasi yang memicu aktifitas penambahan stok.
c) Menambah item yang diterima
Untuk menambah atau menaikan neraca yaitu dengan adanya
penambahan stok yang diterima dari pemasok dengan menggunakan arus data receiv
item dari item penerimaan dan memperbarui field neraca persediaan dari item
yang diterima dal;am file inventori.
c. Penagihan
Invoice atau faktur adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh
perusahaan ke pelanggan untuk memberi tahu pelanggan tersebut mengenai jumlah
hutang.
a) Mendapatkan data pelanggan
Data pelanggan meliput nama dan alamat keterangan pengiriman,
dan nomor tenagga penjual yang akan
ditulis pada faktur dan dokumen lain
b) Membuat faktur
Pembuatan faktur melibatkan perhitungan aritmatika salah satu perhitunganya
adalah tiap line item (item
baris) atau item yang terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan mengalikan harga dengan jumlah item.
d. Account receivable
a) Memasukan receivable baru
b) Menghapus receivable yang telah terbayar
c) Membuat steatment
d) Memberikan data pada buku besar umum
2) Memesan Stok Tambahan
a. Pembelian
Merupakan bagian dari fungsi marketing, recor dimasukan dalam
arus purchasing data (data pembelian ) yang berfungsi sebagai input bagi sistem
pembelian yang menunjukan empat sub sistem dari sistem pembelian:
a. menetukan pemasok
b. mendapatkan komitmen verbal
c. membuat pesanan pembelian
d. menutup pesanan pembelian
b. Penerimaan
Sistem distribusi terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem
penerimaan adalah tempat arus tersebut terjadi.
a. mengolah
penerimaan
b. memberitaukan kepada sistem lainya
c. Account payable
Account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas pemberian
yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi tiga kondisi
1. bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan
2. bila ada bukti bahwa stok telah diterima
3. bila factor telah diterima dari pemasok
D. Peranan Pemrosesan Data dalam Pemecahan Masalah
Pemecahan terhadap
masalah tersebut harus memberikan kemampuan terbaik kepada sistem untuk dapat
mencapai tujuannya, sebagaimana yang ditentukan dalam standart penampilan. Oleh
karena itu, standart harus ditentukan dengan jelas. Standart ini menjelaskan
keadaan yang diinginkan, yaitu apa yang harus dicapai oleh sistem selanjutnya,
manajer harus mempunyai informasi yang menjelaskan keadaan pada saat itu, yaitu
apa yang dicapai sistem sekarang. Jika keadaan pada saat itu dan keadaan yang
diinginkan sama, maka tidak ada masalah dan manajer tidak mengambil tindakan
apa-apa. Jika kedua keadaan tersebut berbeda, maka ada beberapa masalah yang
menjadi penyebabnya dan harus dipecahkan. Merupakan tanggung jawab manajer
untuk mengidentifikasi pemecahan pengganti dan untuk mengevaluasi masing-masing.
Hal ini merupakan salah langkah proses pemecahan masalah. Disini komputer dapat
sedikit membantu, tentunya manajer dapat memperoleh bantuan yang banyak dari
porsi selain komputer dari sistem informasi, seperti input dari orang lain
dalam organisasi maupun diluar organisasi.
Bila pilihan telah ditentukan, sistem
informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi masing-masing pilhan tersebut.
Evaluasi ini harus mempertimbangkan kemungkinan adanya hambatan, yang dapat
bersifat internal ataupun lingkungan. Hambatan internal dapat berupa
terbatasnya sumber. Hambatan lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai
elemen lingkungan yang berlaku aneh, atau tidak berlaku sama sekali. Hambatan
yang dilakukan oleh pesaing, pemasok dan pemegang saham dapat membatasi adanya
pilihan tertentu.
Bila semua elemen ini ada dan manajer
memahaminya, maka dimungkinkan terjadinya pemecahan terhadap masalah. Semua
masalah ada pemecahannya. Beberapa masalah mungkin sulit dilakukan, beberapa
mungkin tidak mudah untuk dicapai, dan beberapa diantaranya mungkin tidak
optimal, namun pemecahan ini harus ada.
Data yang diolah bukanlah prasyarat mutlak
untuk pemecahan masalah, namun memberikan dasar-dasar pengunaan computer
sebagai suatu system informasi para spesialis informasi dan pemakai dalam
membuat sebuah keputusan-keputusan dalam penyelesaiaannya.
Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Pemrosesan_data
Tidak ada komentar:
Posting Komentar